단가표 받는 업체 10곳 넘을 때 관리법 — 업체 대장·수신 창구·핵심 품목

단가표 보내는 업체가 서너 곳일 때는 카톡방을 거슬러 올라가도 버틸 만해요. 그런데 10곳을 넘기면 얘기가 달라집니다. 어느 업체가 오늘 단가표를 보냈는지, 어제 본 그 가격이 어느 업체 거였는지부터 헷갈리기 시작하죠. 업체가 많을 때는 정리 방법보다 "관리 구조"가 먼저 필요해요.

1. 업체 대장부터 만드세요

단가표를 정리하기 전에, 단가표를 보내는 업체 목록을 한 장으로 만들어 두세요. 업체가 10곳 넘으면 "누가 언제 어떻게 보내는지"를 머리로 기억하기 어려워요.

가격 조건 칸이 특히 중요해요. 같은 상품이어도 부가세 포함 여부, 배송 포함 여부가 다르면 가격을 바로 비교할 수 없어요. → 업체마다 가격이 다른 이유, DDP·CIF 가격 조건

2. 받는 창구를 줄이세요

업체가 많아지면 단가표가 개인 카톡, 단체방, 문자, 메일로 흩어져요. 이러면 정리보다 찾는 데 시간이 더 걸립니다.

• 업체별 카톡방 이름 앞에 같은 머리말을 붙이기 (예: "[단가] A업체"). 검색 한 번에 단가방만 모여요.
• 개인 카톡으로 오는 업체에는 받을 창구를 한 번 안내하기. 담당자가 바뀌어도 같은 곳으로 오게요.
• 사진·PDF는 받은 날 파일 이름에 날짜와 업체를 넣어 한 폴더에 저장하기 (예: 2026-10-21_A업체.pdf).

3. 업체를 주력·보조·가끔으로 나누세요

10곳이 넘는 업체의 단가표를 매일 전부 같은 무게로 볼 필요는 없어요. 매입 금액이나 거래 빈도로 업체를 나눠 두면, 매일 할 일이 확 줄어요.

기준은 회사마다 다르니 위 표는 예시로 보세요. 중요한 건 "매일 꼭 볼 업체"를 정해 두는 것이에요.

4. 매일은 핵심 품목만, 전체 정리는 주 1회

업체가 많을 때 가장 시간을 잡아먹는 건 모든 단가표의 모든 줄을 매일 옮기는 일이에요. 많이 사는 품목 20개 안팎을 정해 두고 매일은 그것만 비교하면 훨씬 가벼워져요.

시간은 계산을 보여주기 위한 가정이에요. 실제로는 단가표 형식(글·사진·PDF)에 따라 업체마다 크게 달라요.

5. 품목 이름은 하나로 통일하세요

업체가 늘수록 같은 상품을 부르는 이름도 늘어나요. "흰다리 31/40", "바나메이 31-40", "HLSO 31/40"처럼요. 업체가 3곳일 때는 눈으로 맞출 수 있지만, 10곳을 넘으면 내 기준 이름이 따로 있어야 합니다.

• 품목·원산지·가공·규격·포장을 각각 다른 칸에 적기 → 단가표 엑셀 관리할 때 생기는 문제
• 포장이 다르면 kg당 단가로 바꿔서 비교하기 → 박스 단가 kg 환산법, 박스 단가 계산기
• 처음 보는 표기는 단가표 용어 사전에서 확인하고, 없으면 업체에 물어보기

6. 안 온 단가표도 확인하세요

업체가 많으면 "안 온 것"을 놓치기 쉬워요. 매일 보내던 주력 업체가 이틀째 조용하다면 품목이 빠졌거나, 가격이 바뀌는 중이거나, 담당자가 바뀌었을 수 있어요. 업체 대장의 "보내는 주기" 칸을 보고 하루 한 번만 확인해도 충분합니다.

1. 오늘 받은 업체 체크
2. 주기상 왔어야 하는데 안 온 업체 확인
3. 주력 업체면 짧게 연락 ("오늘 단가표 받을 수 있을까요?")